Urząd Stanu Cywilnego - Dowody osobiste

401

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

URZĄD STANU CYWILNEGO – DOWODY OSOBISTE

Działając na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - dalej: „RODO” przekazuję następujące informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych:

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRTORA

Administratorami są:

1. Wójt Gminy Istebna, mający siedzibę w Istebnej (43-470) numer budynku 1000 - w zakresie rejestracji danych do Rejestru Dowodów Osobistych oraz przechowywanej przez Wójta Gminy Istebna dokumentacji pisemnej związanej z dowodami osobistymi;  
2. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 - odpowiada za unieważnianie dowodu osobistego w określonych ustawą przypadkach oraz utrzymanie i rozwój tego rejestru, prowadzi wykaz zawieszonych i unieważnionych dowodów osobistych;
3. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul. Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie, personalizację dowodów osobistych, rejestrację danych w Rejestrze Dowodów Osobistych, zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do Rejestru Dowodów Osobistych, wydaje, unieważnia, zawiesza, cofa zawieszenie certyfikatów zamieszczonych w warstwie elektronicznej dowodu osobistego a także zapewnia możliwość weryfikacji certyfikatów.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem – Wójtem Gminy Istebna można się skontaktować poprzez adres email urzad@istebna.eu, telefonicznie pod numerem: 33 855 65 00 lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email kancelaria@cyfra.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mswia.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy lub pisemnie na adres siedziby administratora.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator – Wójt Gminy Istebna wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@istebna.eu lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/Pani kontaktować, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, poprzez email iod.mc@cyfra.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH ORAZ KONSEKWENCJACH NIEPODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych w celu wydania dowodu osobistego wynika

z ustawy o dowodach osobistych (art. 5 ust. 2 ustawy). Obowiązku posiadania dowodu osobistego nie ma osoba niepełnoletnia lub niezamieszkująca na terytorium Polski.

W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje nie zrealizowaniem żądania wydania, unieważnienia dowodu osobistego, zawieszenia, cofnięcia zawieszenia certyfikatów w dowodzie osobistym lub udostępnienia danych.

Uchylanie się od obowiązku posiadania lub wymiany dowodu osobistego podlega karze ograniczenia wolności albo karze grzywny.

CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA

Pani/Pana dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO), w związku z przepisem szczególnym ustawy:

• przez Wójta Gminy Istebna - w celu wydania dowodu osobistego, jego zawieszenia, cofnięcia zawieszenia i unieważnienia, a także udostępniania Pani/Pana danych z Rejestru Dowodów Osobistych i dokumentacji pisemnej związanej z dowodami osobistymi oraz wydania Pani/Panu zaświadczenia o danych własnych zgromadzonych w Rejestrze Dowodów Osobistych – na podstawie art. 8 ust. 1, art. 32b ust. 1 pkt 1 i 3, art. 51 ust. 1 pkt 1-4 i 6, art. 63 ust. 1, art. 65 ust. 1 i 3 oraz art. 75 ust. 1 ustawy o dowodach osobistych (Dz. U. z 2021 r., poz. 816),
• przez Ministra Cyfryzacji – w celu prowadzenia Rejestru Dowodów Osobistych i udostępniania z niego danych oraz prowadzenia wykazu zawieszonych i unieważnionych dowodów osobistych, a także unieważnienia dowodu osobistego w przypadkach przewidzianych ustawą – na podstawie art. 51 ust. 1 pkt 5, art. 55 ust. 2, art. 53, art. 56 oraz art. 65 ust. 1 i 2 ustawy o dowodach osobistych,
• przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w celu personalizacji dowodu osobistego, wydania, unieważnienia, zawieszenia i cofnięcia zawieszenia certyfikatów zamieszczanych w jego warstwie elektronicznej i zapewnienia ich weryfikacji – na podstawie art. 10, art. 12h, art. 12g ust. 1 i art. 32d ustawy o dowodach osobistych

ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami danych są: 

• Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji – w zakresie personalizacji dowodów osobistych, wydawania, zawieszania i cofania zawieszenia oraz unieważniania certyfikatów zamieszczonych w dowodzie osobistym w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji;
• Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania Rejestru Dowodów Osobistych i jego rozwoju, usuwania niezgodności oraz udostępniania z tego rejestru danych w trybie pełnego lub ograniczonego dostępu online w imieniu Ministra Cyfryzacji;

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się:

1. służbom, prokuraturze, organom Krajowej Administracji Skarbowej - w zakresie niezbędnym do realizacji zadań ustawowych;
2. organom informacji finansowej, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych oraz Ministrowi Sprawiedliwości, inspektorom Inspekcji Transportu Drogowego oraz strażnikom gminnym (miejskim), Inspektorowi Nadzoru Wewnętrznego-w zakresie niezbędnym do realizacji zadań ustawowych;
3. sądom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań ustawowych;
4. innym podmiotom - jeżeli wykażą w tym interes prawny;
5. innym podmiotom - jeżeli wykażą w tym interes faktyczny, pod warunkiem uzyskania Pani /Pana zgody;
6. innym podmiotom, jeżeli wykażą interes faktyczny do uzyskania dostępu do danych online z RDO w trybie ograniczonej teletransmisji danych

przez:

• Wójta/Burmistrza/Prezydenta miasta – z Rejestru Dowodów Osobistych w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1, 3, 4, 5 oraz
• z dokumentacji związanej z dowodami osobistymi podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1, 3, 4;
• Ministra Cyfryzacji – z Rejestru Dowodów Osobistych w trybie zapewnienia pełnego dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 - 3 oraz w trybie ograniczonego dostępu online (porównanie danych) podmiotom wskazanym w pkt 1-3 i 6.

Pani/Pana dane Wójt/Burmistrz/Prezydent miasta udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy o dowodach osobistych i Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pani/Pan stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Pani/Pana dane dotyczące utraconego dowodu osobistego (skradzionego lub zagubionego) będą przekazywane do Systemu Informacyjnego Schengen II na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Wizowym Systemie Informacyjnym. Dane będą przekazywane za pośrednictwem Krajowego Systemu Informatycznego prowadzonego przez Komendanta Głównego Policji.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Zgodnie z art. 56 ust. 2 ustawy o dowodach osobistych danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze Dowodów Osobistych nie usuwa się, z wyjątkiem danych, o których mowa w ust. 1 pkt 2a, które przechowuje się wyłącznie do dnia:

1. odbioru dowodu osobistego, nie dłużej jednak niż do 90 dni od daty wydania dowodu osobistego, albo
2. pozostawienia wniosku o wydanie dowodu osobistego bez rozpoznania albo
3. wydania decyzji administracyjnej, o której mowa w art. 32.

Dane zgromadzone w formie pisemnej w innej dokumentacji są przetwarzane zgodnie z klasyfikacją wynikającą z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Dz. U. Nr 14, poz. 67):

• dokumentacja spraw związanych z wydawaniem dowodów osobistych jest niszczona po 10 latach licząc od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zgonu posiadacza dowodu osobistego, przy czym dokumentacja dotycząca dowodów osobistych wydanych w okresie do 1979 r. (włącznie) przechowywana jest bezterminowo, a wydanych w okresie od 1980 r. do 2010 r. po 50 latach jest oceniana pod kątem możliwości zniszczenia;
• dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z dokumentacji wydanych dowodów osobistych niszczona jest po 5 latach.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.

Jeżeli przekazane informacje są niezrozumiałe lub oczekują Państwo uszczegółowienia informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych w tym przysługujących praw, podstaw prawnych przetwarzania danych czy też okresu ich przetwarzania przysługuje Państwu prawo żądania od Administratora danych wyjaśnień w tym zakresie (art.12 RODO).

Wniosek z żądaniem realizacji przysługujących praw, wyjaśnienia zasad przetwarzania danych, podstaw ich przetwarzania, okresu przetwarzania itp. należy kierować pisemnie na adres Administratora danych

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane do Rejestru Dowodów Osobistych wprowadzane są przez następujące organy:

• organ gminy, który wydaje lub unieważnia dowód osobisty;
• konsula, do którego zgłoszono utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego lub przekazano odnaleziony dokument (zawiadamia organ gminy);
• ministra właściwego do spraw wewnętrznych, który personalizuje dowód osobisty, wydaje, unieważnia, zawiesza i cofa zawieszenie certyfikatów w dowodzie osobistym;
• ministra właściwego do spraw informatyzacji, który rejestruje unieważnienie dowodu osobistego na skutek utraty zgłoszonej na Policji lub utraty swojego dokumentu zgłoszonej dedykowaną usługą online.

INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI I PROFILOWANIU

Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu.